هرچه اطلاعات اولیه محموله دقیق‌تر باشد، امکان مقایسه مسیرها و ارائه پیشنهاد قابل اتکاتر بیشتر می‌شود. عبارت‌هایی مانند «یک دستگاه» یا «چند کارتن» برای محاسبه کافی نیستند. این چک‌لیست به واردکنندگان و صادرکنندگان کمک می‌کند پیش از درخواست نرخ، اطلاعات پایه را آماده کنند.
شرح دقیق کالا و کدهای مرتبط
نام تجاری و فنی کالا، کاربرد، جنس، وضعیت نو یا مستعمل، برند و مدل در صورت وجود باید اعلام شود. برای برخی پرونده‌ها کد تعرفه پیشنهادی یا اطلاعات ثبت سفارش نیز مفید است؛ با این حال تشخیص نهایی تعرفه به اسناد و نظر مرجع مربوط وابسته است.
تعداد، وزن و ابعاد
تعداد بسته‌ها، وزن خالص و ناخالص، طول، عرض و ارتفاع هر بسته، نوع پالت یا جعبه و امکان روی‌هم‌چینی را مشخص کنید. در حمل هوایی وزن حجمی و در حمل زمینی یا دریایی فضای اشغال‌شده و نوع وسیله یا کانتینر اهمیت دارد.
مبدأ و مقصد واقعی
نشانی یا شهر تحویل در مبدأ، بندر یا فرودگاه پیشنهادی، مقصد نهایی و گمرک موردنظر را بیان کنید. اگر فروشنده فقط تا نقطه‌ای مشخص تحویل می‌دهد، این موضوع و شرایط خرید باید روشن باشد. برای مسیرهای چین، ترکیه، روسیه، امارات و اروپا گزینه‌های متفاوتی قابل بررسی است.
زمان‌بندی و سطح فوریت
تاریخ آماده‌شدن کالا و آخرین زمان قابل قبول تحویل را اعلام کنید. «سریع‌ترین» مسیر همیشه بهترین انتخاب اقتصادی نیست. در بسیاری از پرونده‌ها می‌توان روش‌های مختلف حمل را از نظر زمان و هزینه مقایسه کرد.
اسناد، مجوزها و شرایط ویژه
فاکتور، فهرست بسته‌بندی و در صورت وجود کاتالوگ یا برگه مشخصات فنی را ارائه کنید. کالاهای حساس، شکستنی، دارای باتری، مایع، مواد شیمیایی، دمای کنترل‌شده یا ابعاد خاص باید از ابتدا اعلام شوند. پذیرش نهایی به مقررات و امکانات مسیر وابسته است.
دامنه خدمتی که انتظار دارید
مشخص کنید فقط کرایه اصلی، حمل درب تا درب، بیمه، دریافت قبض انبار، ترانزیت، ترخیص یا تحویل نهایی را می‌خواهید. همچنین اگر ترخیص‌کار خودتان را دارید، نقطه تحویل پرونده را تعیین کنید. شفافیت دامنه از اختلاف هزینه در ادامه جلوگیری می‌کند.
جمع‌بندی
برای دریافت بررسی اولیه، شرح کالا، وزن و ابعاد، مبدأ، مقصد، زمان و دامنه خدمت را از طریق فرم درخواست نرخ ارسال کنید. نرخ و زمان قطعی پس از کنترل اسناد، ظرفیت و شرایط روز مسیر اعلام می‌شود.